Datenschutzerklärung

Stand: 21.09.2025

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich darüber, wie wir deine Daten auf unserer Website vortex-servers.com, im Kundenbereich, bei der Nutzung unserer Hosting- und Gameserver-Dienste, im Rahmen von Domain-Registrierungen, in Support-Tickets sowie bei Zahlungen und Partnerprogrammen verarbeiten. Wir halten uns strikt an die gesetzlichen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie an weitere einschlägige Vorschriften.

2. Verantwortlicher

Vortex-Servers – Jan Harms
Lassallestraße 22, 21073 Hamburg, Deutschland
E-Mail: info@vortex-servers.com

Für Support- oder Vertragsanliegen nutze bitte ausschließlich den Kundenbereich.

3. Datenkategorien

Stammdaten: Name, Anschrift, E-Mail, Kundennummer, Vertragsstatus.
Vertragsdaten: Produkte, Laufzeiten, Bestellungen, Kündigungen.
Abrechnungsdaten: Rechnungsadresse, Buchungen, Zahlungsstatus (keine vollständigen Kartendaten bei uns gespeichert).
Technische Daten: IP-Adressen, Zeitstempel, Referrer, Browser- und Geräteinformationen, Session-IDs, Logs.
Nutzungsdaten: Logins, Bestell- und Provisionierungsvorgänge, Serverstatus, Gameserver-Ereignisse.
Supportdaten: Ticket-Inhalte, Nachrichten, Anhänge, Kommunikationshistorie.
Domain-Daten: Registrant-/Admin-/Tech-Kontakte je Registry (WHOIS-abhängig).
Partner-/Affiliate-Daten: Gutscheincodes, Affiliate-IDs, Umsätze, Auszahlungsinformationen.
Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): werden nicht erhoben.

4. Zwecke der Verarbeitung

Bereitstellung von Hosting-, Gameserver-, Domain- und Zusatzdiensten.
Erfüllung vertraglicher und vorvertraglicher Pflichten.
Support und Kundenkommunikation.
Abrechnung, Zahlungsabwicklung und gesetzliche Buchführungspflichten.
Betriebssicherheit, DDoS-Abwehr und Missbrauchsverfolgung.
Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrung).
Durchführung des Partner-/Affiliate-Programms.

5. Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung/Vertragsanbahnung
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (Sicherheit, Betrieb, Missbrauchsabwehr)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtungen
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z. B. optionaler Newsletter)

6. Hosting & Infrastruktur

Unsere Infrastruktur wird in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH (Deutschland, EU) betrieben. Zur Sicherheit und Performance setzen wir außerdem Cloudflare Inc. (CDN, DDoS-Schutz, WAF) ein. Dabei kann es zur Verarbeitung von IP-Adressen und Protokolldaten kommen.

7. WHMCS & Kundenbereich

Der Kundenbereich basiert auf der Software WHMCS. Hier werden deine Bestellungen, Rechnungen, Verträge und Supportanfragen verarbeitet. Für den Betrieb werden funktionale Cookies genutzt:

WHMCS{SessionID} – Sitzung/Anmeldung
Language – Spracheinstellung
AuthUser – „eingeloggt bleiben“
AffiliateID – Partnerkennung

Keine Analyse-/Marketing-Cookies im Einsatz.

8. Server-Logs & Sicherheit

Bei Nutzung unserer Dienste werden automatisch Logs erfasst (IP, Zeit, URL, Referrer, User-Agent, Fehlercodes). Zweck: Sicherheit, Stabilität, Missbrauchsabwehr, Fehleranalyse. Löschung: 14–30 Tage, außer bei sicherheitsrelevanten Vorfällen.

9. Gameserver

Gameserver werden automatisiert bereitgestellt. Dabei fallen Daten wie Slots, Standort, Start-/Stop-Events, technische Logs an. Spielstände werden ausschließlich in EU-Rechenzentren gespeichert. Passwörter werden verschlüsselt, niemals im Klartext.

10. Domains & WHOIS

Bei Registrierung von Domains übermitteln wir deine Daten an Registrare (z. B. INWX, eNom) und Registries (z. B. DENIC, ICANN). Abhängig von den TLD-Regeln können Daten im öffentlichen WHOIS sichtbar sein. Privacy-/Redaction-Services stehen bei vielen TLDs zur Verfügung.

11. Zahlungsabwicklung

Zahlungen erfolgen über die Dienste PayPal, Stripe und ggf. Mollie. An diese werden nur notwendige Daten (Betrag, Referenz, Name, E-Mail, Rechnungsnummer) übermittelt. Vollständige Kreditkartendaten speichern wir nicht. Rücklastschriften/Chargebacks können zur Weitergabe an Banken/Zahlungsdienste führen.

12. Support & Kommunikation

Support läuft über unser Ticketsystem. Wir speichern Inhalte, Anhänge und Bearbeitungsverläufe zur Nachvollziehbarkeit. Wir fordern niemals Passwörter oder vergleichbare Geheimnisse an.

13. Partner-/Affiliate-Programm

Bei Nutzung eines Partnercodes oder Affiliate-Links speichern wir Cookie-IDs, Affiliate-ID und Bestellreferenzen. Provisionen werden nach 30 Tagen automatisch gutgeschrieben. Abrechnungsnachweise unterliegen steuerlichen Aufbewahrungspflichten.

14. Empfänger & Auftragsverarbeiter

Hosting: Hetzner Online GmbH
CDN/WAF: Cloudflare Inc.
Zahlungsdienste: PayPal, Stripe, Mollie
Registrare/Registries: z. B. DENIC, ICANN
Behörden, Steuerberater, Rechtsvertreter bei Pflichtfällen

Wir schließen mit allen relevanten Dienstleistern Auftragsverarbeitungsverträge (AVV).

15. Drittlandübermittlungen

Verarbeitung erfolgt primär in der EU/EEA. Dienste wie Cloudflare oder Zahlungsanbieter können Daten in Drittländer (insbesondere USA) übertragen. Hierbei greifen EU-Standardvertragsklauseln und zusätzliche Schutzmaßnahmen.

16. Speicherdauer

Rechnungen/Buchungen: 10 Jahre (gesetzlich).
Vertrags-/Bestelldaten: Vertragslaufzeit + Verjährungsfristen.
Support-Tickets: i. d. R. 3 Jahre.
Affiliate-Daten: 90 Tage Cookie, Abrechnungen 10 Jahre.
Logs: 14–30 Tage (Ausnahme Vorfälle).

17. Deine Rechte

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

18. Pflichtangaben & Minderjährige

Zur Vertragserfüllung notwendige Daten sind Pflichtangaben. Ohne sie ist die Bereitstellung nicht möglich. Unsere Dienste richten sich an volljährige Personen. Minderjährige benötigen die Zustimmung der Erziehungsberechtigten.

19. Automatisierte Entscheidungen

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling nach Art. 22 DSGVO ein.

20. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sobald sich Dienste, gesetzliche Vorgaben oder technische Umstände ändern. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Version.

21. Kontakt für Datenschutzanfragen

Für Anträge zu deinen Rechten nutze bitte den Support oder schreibe an info@vortex-servers.com.

Letzte Aktualisierung: 21.09.2025